Tavlemøder forøger produktiviteten
Med tavlemøder samler I relevante medarbejdere og ledere omkring en central tavle, deraf navnet, hvorefter I arbejder meget konkret med forskellige målepunkter. De hyppigst brugte typer af tavlemøder gennemgår jeg længere nede i blogindlægget.
Til tavlemøderne fremgår mødets formål altid tydeligt på tavlen, og selve strukturen og dokumentationen er netop, hvad der adskiller tavlemøderne fra andre møder. Udover at I mødes om tavlen selvfølgelig.
Det samlede overblik giver medarbejdere og ledere en nemmere måde at forstå, hvad alle arbejder med, og gør det lettere at uddelegere opgaver eller gribe ind, hvis der er udfordringer med deadlines eller at opfylde mål.
Samtidig er det tydeligt, at netop overblikket giver kortere og mere effektive møder og sikrer, at alle arbejder bedre med deres opgaver bagefter.
Så tavlemøder har deres berettigelse – uanset om I også arbejder med Lean eller ej.
Imidlertid ser vi tit, at 2 fejl går igen ifm. tavlemøder. Fejl, der i værste fald helt kan reducere fordelene ved mødeformen til et rent 0. Dem gennemgår jeg lige, så du fremover kun får fordelene.
Undgå de klassiske fejl med tavlemøder
Fejl 1: Tavlemøderne integreres ikke i det arbejde, I allerede gør.
Derfor bliver det ekstra opgaver, og det får I svært ved at motivere medarbejderne til. Samtidig får du som leder eller virksomhedsejer ikke det fulde udbytte af dine medarbejdere, når de spilder deres tid.
Konkret eksempel fra virkeligheden:
Produktionen arbejdede efter Lean og holdt tavlemøder. Ledelsesgruppen holdt ikke tavlemøder og bad løbende om rapporter, så de kunne følge med i, hvordan det gik med produktionen.
Udover dobbeltarbejdet mistede virksomheden den indsigt og transparens, det giver, når alle afdelinger arbejder efter den samme model, og tavlernes budskaber ”taler sammen”.
Fejl 2: Tavlemøderne foregår online.
Meget kan heldigvis klares online i dag, men tavlemøderne er ikke egnet til det. For en vigtig del af mødestrukturen er at sætte magneter på tavlen for at dokumentere, hvordan det går med de forskellige indsatser. Samtidig bliver det sværere at afholde effektive onlinemøder, jo flere I er. Og en af styrkerne ved tavlemøderne er, at hele afdelinger ofte mødes her, og derfor bliver I hurtigt mange. Derfor ryger fokus, og folk zapper væk mentalt, hvis mødet foregår online.
Anbefalingen herfra er derfor, at alle møder ind fysisk, når I holder tavlemøder. Har nogen en god nok grund til ikke at møde ind, kan I sætte et kamera op, så de kan se den fysiske tavle fra fjernkontoret.
Afhold den rette type Lean-tavlemøde
Tavlemøder kan antage forskellige former, afhængigt af virksomhedens karakter og behov. Herunder lister jeg de fire kendte typer tavlemøder, som kan implementeres i din virksomhed.
- Planlægningsmøde: Denne type møde fokuserer på at aftale og strukturere aktiviteter for den kommende periode. En tavle sørger for at sikre et hurtigt overblik over planlægningen. Planen “låses” gerne i det angivet tidsrum for at sikre fokus og undgå spild som følge af en plan, der ellers kunne være ændret over flere omgange.
- Målstyringsmøde: Til et sådant møde samles ledere omkring nøgletal og KPI’er for at adressere områder, hvor målene ikke er nået. Tavlen fungerer som et “war room” og er centralt i Lean for at sikre retning og ønskede resultater.
- Forbedringsmøde (også kaldet Kaizen): Disse er centreret om løbende forbedringer baseret på målstyringsmøder eller medarbejderforslag. Her følger en ledergruppe eller afdeling op på igangsatte forbedringer og planlægger nye initiativer frem til næste møde, baseret på feedback fra målstyring og medarbejder-input.
Formålet er at fremme en kultur af kontinuerlig forbedring, hvor alle medarbejdere er engagerede i at identificere ineffektive ting og foreslå forbedringer. Her bruges Kaizen-tavlen til at holde overblikket over igangværende forbedringsforslag, indkomne forbedringsforslag og status på de ting man har sat i gang.
For at disse møder skal virke, er det nødvendigt at alle medarbejdere er trygge nok til at kunne italesætte de fejl, de oplever.
- Problemløsningsmøde: Dette bruges til at adressere og følge op på driftsproblemer i virksomheden, ofte som en integreret del af planlægnings- eller forbedringsmøder. Her er fokus på at analysere årsagerne til disse problemer og udarbejde løsningsstrategier, ofte koordineret med planlægnings- eller Kaizen-møder.
Når tavlemøder fungerer optimalt, kan de reducere behovet for andre møder og skabe en effektiv og velstruktureret arbejdsdag for alle involverede.
Har du brug for sparring på, hvordan I kan implementere tavlemøder i din virksomhed? Så book et gratis møde i min kalender.
