Performance management er begreb, som mange ledere og virksomheder ikke bryder sig om.
“Hvorfor skal vi følge op på medarbejderne?”
“Det er jo voksne mennesker. De burde kunne fokusere på resultaterne af sig selv.”
Uanset hvad du synes om performance management, så er en virksomhed et fællesskab, der skal levere resultater.
For at få fællesskabet til at levere, er det vigtigt, at virksomheden og du som leder tager hånd om performance.
I dette indlæg får du svar på:
- Hvad performance management er
- Hvilke fordele og ulemper der er ved præstationsfokuseret ledelse
- Faldgruber du skal passe på, når du bruger præstationsstyring
- Hvordan tendensen ser ud i forhold til performance management
- 5 principper for performance management, der sikrer dig succes
Hvad er performance management?
I bund og grund er performance management bare god ledelse.
På dansk kan det oversættes til “præstationsledelse” eller “præstationsstyring”.
Virksomheden prioriterer de indsatser, som er vigtigst for organisationen – og belønner de medarbejdere, der præsterer bedst.
I kan fastsætte konkrete mål (Key Performance Indicators eller KPI’er) for ønskede resultater. Eksempelvis salgstal.
Men I kan også sætte blødere mål som udvikling af nye produkter og ydelser, gennemførelse af projekter eller efteruddannelse.
Pointen er:
Virksomheden skal have nogle ønskede mål.
Lederen skal synliggøre og være meget klar i forhold til målene for medarbejderne. Og medarbejderne skal gerne arbejde i samme retning.
Målet med at have fokus på præstationer og resultater er, at lederen dels har overblik over, hvem der præsterer, og hvem der ikke gør. Men også at I når i den retning, I skal. Uden mål er det lidt svært at ramme det, I gerne vil.
Når I har mål og rammer for den enkelte, så har I også et godt udgangspunkt for at tale om, hvordan den enkelte medarbejder præsterer i den rolle vedkommende har.
I nogle tilfælde kan man i performance management bruge belønninger i form af bonusser eller lønstigninger til at fremelske den adfærd blandt medarbejderne, som virksomheden ønsker.
Men den traditionelle form for performance management ser mange som et levn fra gamle dage, som ikke hører til i en moderne verden. Og der er både fordele, udfordringer og faldgruber ved den traditionelle tilgang til præstationsledelse…
Hvilke fordele og udfordringer er der ved performance management?
Det er ikke altid lige let at have et knivskarpt fokus på den værdi, virksomheden og medarbejderne skal skabe.
Performance management hjælper til at gøre de ønskede resultater mere synlige.
Performance management giver en række fordele:
- I prioriterer det vigtigste for organisationen
Der er klare forventninger til, hvad den enkelte medarbejder skal bidrage med og opnå.
Og der er sammenhæng mellem medarbejdernes mål og prioriteter og de overordnede strategiske mål.
Bundlinjen er: Alle kan se, at der er en mening med galskaben. - Præstationer bliver synlige
Ledelsen får overblik over dem, der leverer det, de skal – og hvem, der ikke gør. Det betyder, at lederne bliver tvunget til at forholde sig til medarbejdernes præstationer. - I understøtter ønsket adfærd
Ved at kende mål og ønskede resultater kan virksomheden fremelske en kultur, hvor medarbejderne har fokus på resultaterne.
Men at arbejde med performance management er ikke uden sten på vejen.
Udfordringerne kan være:
- At det er en tidsrøver
Processen og møderne, hvor I opstiller relevante mål, prioriteringer og vurderinger, tager tid.
Både for medarbejderne, men også for de lederne, som skal evaluere og diskutere medarbejderne. - Performance management stiller flere krav til lederen
Processen er simpel, fordi der ofte fokuseres på få tal. Men medarbejderne kan blive demotiveret af tallene. Et helt års arbejde koges jo ned til enkelte målepunkter.
Fokus er bagudrettet. Det vil sige, at I måler på, hvordan resultaterne ser ud af noget, som medarbejderne har gjort.
Det betyder, at du har en særlig opgave som leder i at holde medarbejdernes motivation oppe og sikre løbende opfølgning og feedback.
Også når tallene ikke ser gode ud. - Der kan opstå usund konkurrence
Vurderingernes manglende objektivitet kan lede til usunde sammenligninger mellem medarbejderne.
Det kan føre til, at fokus rykker væk fra muligheden for at blive endnu bedre.
I stedet kan medarbejderne begynde at sammenligne sig med de andre kolleger.
Så mister de fokus på, hvorfor resultaterne er vigtige. - Du kan mangle indsigt i, hvordan den enkelte medarbejder egentlig er
I mange virksomheder arbejder medarbejderne på kryds og tværs af teams.Det betyder, at lederen sjældent får feedback på, hvordan en medarbejder performer andre steder i organisationen.
Konsekvensen kan være, at der ikke er et tilstrækkeligt grundlag til at vurdere den enkeltes indsats.
De udfordringer kan du heldigvis imødegå ved at være på forkant.
Pas på disse faldgruber, når du begiver dig ud i performance management
Der er særligt 3 faldgrunder, du skal passe på, når du ønsker at bruge præstationsledelse som et værktøj til at opnå bedre resultater i din virksomhed.
Undgå at fremelske en nulfejlskultur
Når der opstår nulfejlskultur i en organisation, resulterer det i manglende (eller ingen) tillid mellem medarbejdere og ledelse. Det kan være fatalt, fordi mistillid næsten altid fører til ringe performance.
Som vi nævner i blogindlæggene om personlig refleksion og refleksion på organisationsniveau, så kan løbende feedback skabe forbedringer af både den enkeltes og virksomhedens samlede performance.
Men – og det er et vigtigt men:
Det forudsætter, at du som leder er meget klar i din kommunikation om formålet med evalueringerne.
At de skal gøre indsatsen bedre.
Ikke bruges til at slå nogen oven i hovedet med.
Undgå løsrevne og meningsløse mål
Fokus på det enkelte mål kan virke firkantet på den enkelte medarbejder. Det kan minde om styring og kontrol.
I stedet kan du kombinere hårde mål med læringsmål.
På den måde fremelsker du en forbedringskultur og viser medarbejderne, at udvikling er ligeså vigtig som resultater.
Pas godt på medarbejdernes motivation
Måltal kan virke demotiverende, fordi de kommer udefra.
Hvis ydre mål skal være motiverende, skal medarbejderne forstå, hvorfor de skal nå målene.
Dernæst skal de have forudsætninger for at kunne nå dem.
Og sidst, men ikke mindst, skal de selv have indflydelse på målene.
Opfylder dine måltal ikke disse tre betingelser, kan du være ret sikker på, at folk mister motivationen.
Og dermed når I ikke det, I gerne vil.
Hvordan ser tendensen ud i forhold til performance management?
Præstationsledelse er under stadig udvikling i virksomheder og organisationer.
Ledere forsøger at justere på konceptet, så det virker bedre i en foranderlig verden.
Vi ser særligt 6 tendenser i forhold til performance management:
- Øget indflydelse på egen udvikling
Medarbejderne tager mere ansvar for egen udvikling og læring.De vælger at arbejde i virksomheder og for ledere, som er i stand til at hjælpe dem godt på vej. - Øget fokus på forenkling
Frem for tunge processer arbejder virksomheder på at styrke dialogen med medarbejderne om, hvordan det går med udvikling og resultater. - Fremtiden frem for fortid
I stedet for at dvæle ved fortiden, kigger virksomheder mere fremad.Det handler om at tage tidligere succeser og fiaskoer og vende dem til læring gennem refleksion. - Fokus på individuelle udviklingsveje
Medarbejderne har både forskellige evner og motivation til at udvikle sig i forskellige retninger.Det gør det sværere at sammenligne medarbejdere. Men du kan stadig holde fokus på deres individuelle udvikling og præstation. - Bevægelse væk fra “Forced Ranking”
Flere virksomheder flytter fokus fra rangering af medarbejderne.De har erkendt, at karaktergivning og rangering ofte fører til, at medarbejderne bruger energi på at sammenligne sig med andre.
I stedet skal de fokusere på udnyttelse af eget potentiale - Større fokus på løbende feedback
Psykologisk tryghed på alle niveauer er den vigtigste ingrediens for en præstationskultur.Kontinuerlig feedback – og tryghed ved at give og få den – er med til at forbedre både den enkeltes og organisationens samlede resultater.
Gode principper for performance management
Vores udgangspunkt er altid, at den enkelte medarbejder grundlæggende ikke vågner om morgenen og tager på arbejde for at levere dårlige resultater.
Når vi hjælper virksomheder med at skabe større værdi, så hjælper vi med at skabe rammerne, så den enkelte kan præstere bedst muligt.
Vi har derfor fokus på to områder: Ønsket adfærd og resultater.
De 5 grundlæggende principper for performance management, som er gode at arbejde ud fra for at undgå faldgruberne og høste gevinsterne er:
- Vær klar på forventninger til både process, resultater og adfærd
Afstem altid forventninger til indsats, resultater og måden, man skal opføre sig på - Lav konkrete mål og delmål for både resultater og udvikling
Lad de enkelte teams og medarbejdere være med til at definere, hvad de skal opnå og gøre for at understøtte de overordnede mål - Hav løbende opfølgning på målene og feedback
Det gælder både til det enkelte team og den enkelte medarbejder. Fokuser på, hvordan teamet og medarbejderen kan blive endnu bedre - Giv lederne råderum
De skal have mulighed for, at de løbende kan anerkende og belønne medarbejderne. - Tænk målepunkter bredt
Når I opstiller målepunkter, så hav fokus på samarbejde, trivsel og bundlinje.
At arbejde ud fra de 5 gode principper for performance management forudsætter, at virksomheden er enige om, hvilken adfærd I ønsker at fremme, og at det er med til at understøtte de mål, I ønsker at opnå.
Har du brug for at vende, hvordan performance management kan implementeres hos jer?
Så book et strategimøde med indehaver af Zephyr Consulting Søren Leth Nielsen her.
Ved jeres virtuelle kaffemøde over Teams får du Sørens blik på dine udfordringer.
Han fortæller også, hvordan Zephyr Consulting eventuelt kan hjælpe dig videre.
