Hvad er Lean, og hvordan undgår I faldgruberne?
Lean er for længst blevet en både kendt og populær metode ifm. forretningsstrategier – og med rette. For det er en effektiv måde til at undgå spild, optimere kundens værdi og forbedre bundlinjen med flere længder – på én gang.
Selv var jeg blandt de første konsulenter til at implementere metoden tilbage i x, og ja, jeg har set nogle meget store gevinster på den konto. Så lean er kommet for at blive. Det er den største fejl i Lean også. Den kan du læse om længere nede på siden.
Hvad er Lean?
Tanken bag Lean er at bringe virksomheden hen mod en status, hvor alt foregår så effektivt som muligt uden ikke-værdiskabende aktiviteter.
Den grundlæggende idé er altså at identificere og eliminere spild i alle dets former, hvilket kan være alt fra overproduktion og ventetid til unødvendig lagerbeholdning og unødvendige bevægelser. Ved at gøre dette søger Lean at optimere arbejdsprocesser, reducere omkostninger og levere størst mulig værdi til kunden.
Lean involverer ikke blot implementeringen af teknikker og værktøjer, men kan også ses som en kilde til et fundamentalt skift i, hvordan I tænker og arbejder. For at opnå en såkaldt Lean-kultur arbejdes der ud fra en række principper, der involverer medarbejdere på alle niveauer og på tværs af faggrupper.
Principper, der kun virker, når medarbejderne er trygge nok til at turde bidrage med input om, hvor I spilder tid eller ligefrem fejler. For netop medarbejdernes bidrag er en vigtig forudsætning for, at alle de små, men vigtige forbedringspunkter kommer i spil.
De fem Lean-principper – kort og godt
Disse fem Lean-principper danner grundlaget for en effektiv virksomhed med optimerede processer, der konstant stræber efter at forbedre sig:
Identificer værdi
Forståelsen af, hvad der skaber værdi for kunden, er kernen i lean. Ved nøje at analysere og identificere de aspekter af ens produkter eller tjenester, som kunderne reelt værdsætter, kan I fokusere på disse områder for at maksimere værdien.
Dokumenter værdikæden
En nøgleproces i Lean er at kortlægge hele værdikæden. Ved at dokumentere hvert trin, fra råmaterialer til slutprodukt, kan I identificere områder med spild og ineffektivitet og målrette forbedringer.
Skab et flow
For at optimere processer er det vigtigt at skabe en glidende og kontinuerlig arbejdsproces. Ved at fjerne forhindringer og forsinkelser i arbejdsgangen kan I opnå et mere effektivt og strømlinet flow i deres aktiviteter.
Etabler et ‘træk’
I stedet for at basere produktionen på forudbestemte planer, indfører lean et trækprincip. Produktionen udløses kun af den aktuelle efterspørgsel, hvilket reducerer spild og sikrer, at I producerer i overensstemmelse med markedets krav.
Med Lean fokuserer I på løbende forbedringer
Lean er en filosofi om konstant forbedring. Ved at skabe en kultur, hvor alle medarbejdere deltager i at identificere og implementere forbedringer, kan I kontinuerligt optimere deres processer og opnå en stadig mere effektiv drift. Det lyder simpelt, og det er da heller ikke uden grund, at så mange virksomheder over hele verden har taget metoden til sig.
Hos Zephyr Consulting hjælper vi både virksomheder med hele Lean-processen eller rådgiver, når virksomheder ikke opnår de ønskede mål med de Lean-aktiviteter, de selv har sat i gang. Er det sidste tilfældet, skyldes det ofte den samme fejl, som jeg derfor ikke kan fremhæve tydeligt nok, så I undgår, at det også sker hos jer:
En fejl der ligefrem forårsager, at virksomheder ikke bare bevarer deres problemer, men også forstørrer dem. Og det er, at de ikke undersøger grundigt nok, hvor det primære problem er.
Eksempelvis konkluderer nogle virksomheder automatisk, at problemet ligger i produktionen, hvis en kunde klager, fordi det virker mest oplagt.
Vil I for alvor profitere af metoden, er det et must, at I ser på tværs af hele produktionskæden – helt fra det første salgsmøde, til varen er leveret. Uanset hvor overbeviste I er om, hvor fejlen ligger. For måske ligger problemet i kravspecifikationen, og det problem bliver ikke løst, uanset hvad I gør i produktionen. Og samtidig risikerer I at ændre et flow i produktionen, der fungerer rigtig godt.
Den fejlantagelse er så omsiggribende, at vi i Zephyr Consulting helt afviser kunder, der vil arbejde med Lean uden en grundig forundersøgelse at bygge arbejdet på.
Populære Lean-metoder, du måske kender
Inden for Lean-filosofien finder du en række understøttende Lean-værktøjer og processer. Nogle af de mest kendte er tavlemøder og Hoshin Kanri
Tavlemøder kan komme i flere forskellige udgaver inden for Lean og bruges oftest som forum for daglige diskussioner omkring målsætninger, udfordringer og innovative løsninger. Måske har du stiftet bekendtskab med Kaizen-tavlemøder, der fungerer som et statusmøde, hvor lederen følger op på teamets forbedringsaktiviteter.
Hoshin Kanri er navnet på en strategisk planlægningsproces inden for Lean, der garanterer, at virksomhedens overordnede mål og strategier bliver forankret og implementeret på tværs af organisationen. Denne tilgang sikrer ikke kun, at alle forstår retningen, men opretholder også et vedvarende fokus, som er essentielt for at bevare og dyrke en Lean-kultur.
Lean til produktion og administration
Lean er ikke en statisk tilgang, men derimod en filosofi, der kan tilpasses forskellige forretningskontekster. Og netop dette er en af grundene til, at Lean har vundet popularitet på tværs af industrier.
Når man implementerer Lean, er det således vigtigt at være opmærksom på, at værktøjerne og metoderne ikke er universelt anvendelige. I en serviceadministrativ kontekst kan værktøjer, der fokuserer på processtrømme, kommunikation og kundeservice, være mest gavnlige. Her handler Lean om at eliminere spild, forbedre kommunikationen mellem medarbejdere og skabe en forståelse af kundens behov for at levere en mere effektiv service.
Produktionsvirksomheder kan derimod have mest gavn af værktøjer, som fokuserer på lagerstyring, produktionsflow og kvalitetskontrol. I produktionen drejer Lean sig oftest om at reducere spild i form af overskydende lager, unødvendige arbejdsprocesser og defekte produkter.
Med ovenstående in mente er det af stor betydning at tilpasse Lean-principper og værktøjer til den specifikke kontekst.
Har du flere spørgsmål om LEAN?
Eller vil du gerne have indspark til, hvordan I kan bruge LEAN eller bruge metoden bedre i din virksomhed?
Så book gerne et gratis sparringsmøde i min kalender her.
