Mange virksomheder har så travlt med driften, at de glemmer at stoppe op og reflektere over præstation og resultater.
Konsekvenserne af det kan være, at de:
- Ikke bruger erfaringerne til at gøre mere af det, som virkede – for bundlinjen og processen
- Ikke høster potentialer i forhold til udvikling af nye produkter og ydelser
- Ikke lærer af de fejl, der er begået, men gentager dem igen og igen
Refleksion er vigtig. Både for organisationen samlet og for den enkelte leder og medarbejder.
Men hvordan lærer I så som samlet organisation af jeres fejl, så I kan undgå dem – og så I kan gentage de ting, som gik godt?
Det kigger vi på i dette blogindlæg.
Derfor skal I sætte refleksion i system
Som tidligere officerer indsat i skarpe situationer, har vi for alvor oplevet, hvor vigtigt det er at stoppe og reflektere over, hvad der sker.
Det kræver, at du anvender en form for systematik, så du kan bearbejde og reflektere over det skete.
Systemer kræver lidt forarbejde. Til gengæld er fordelene til at tage og føle på:
- Refleksion styrker organisationens evne til at tilpasse sig ændringer i markedet og teknologi.
- Det fremmer innovation og nytænkning.
- Det øger medarbejdernes engagement og motivation ved at give dem mulighed for at vokse og udvikle sig.
- Det styrker organisationens konkurrenceevne ved at opretholde en opdateret viden basis og færdighedssæt.
- Det forbedrer ydeevnen ved at identificere og løse udfordringer og fejl på en systematisk måde.
- Det understøtter kontinuerlig forbedring og opnåelse af langsigtede mål.
- Det bidrager til en positiv organisatorisk kultur, der fremmer samarbejde og løsning af fælles udfordringer.
Men at opbygge en organisation, som lærer, kommer ikke af sig.
Derfor får du her de trin, som vi i Zephyr Consulting arbejder ud fra.
Nemlig en oversættelse af den militære metodik “After Action Review”, så den passer til arbejdssammenhænge, som de fleste er en del af.
Sådan lærer I som organisation af jeres fejl (og succeser)
Vi tager udgangspunkt i fire konkrete spørgsmål, som på hver deres måde hjælper til, at I får klarlagt hele processen og resultatet af den.
#1: Hvad var vores plan?
Her er det selvfølgelig en fordel at man har en alle kan huske var lavet. Ellers må man på
bedste beskub, spørge hvad der var tanken udfra de enkeltes tanker.
#2: Hvad var det der skete?
Inddel det gerne i faser.
Det gjorde vi f.eks. i forbindelse med en proces med udflytning af et team.
Her delte vi det op i forberedelserne, selve flytningen, og sidst opstarten i det nye.
Under dette spørgsmål er det vigtigt, at medarbejdere og ledere er 100% ærlige om, hvad der skete. Det kræver tillid, hvilket vi vender tilbage til om lidt.
#3: Hvorfor gjorde vi, som vi gjorde?
Folk skal komme med deres eget bud på, hvorfor tingene skete som de gjorde.
Det er ikke altid lige let at få folk til at sige, hvad der reelt skete. Særligt, når der er tale om fejl.
Derfor skal I bruge en del tid på at skabe et miljø, hvor folk naturligt åbner sig. Det hjælper at
have et stort fokus på, hvorfor I gennemgår disse evalueringer: At det er for at lære. Ikke for at tilddele skyld.
Det er samtidig vigtigt, at I ikke kun kigger på dårlige ting. I skal også se på, hvorfor det er gået godt.
Kun ved at identificere disse ting, bliver man bedre sammen.
#4: Hvad kan vi lære af det skete?
Lad folk komme med input til, hvad de har lært. Du kan eventuelt også bede om input til, hvad man skal gøre anderledes.
Vi har ofte grupperet de enkelte punkter i cirklen nedenfor, hvor man grupperer dem i tre kategorier:
- Hvad gjorde vi, som ikke skulle have gjort (= skal elimineres)
- Hvad gjorde vi, som vi skulle have gjort (= skal beholdes)
- Hvad gjorde vi ikke, men skulle have gjort (= skal etableres samtidig med, at en person bliver ansvarlig for at gennemføre det)
Sæt det gerne op i resultat-matrixen, så det er nemmere at overskue, hvad I skal prioritere først.
Vi anbefaler altid, at man begynder med at fikse det, som er lettest, og som giver den største effekt.
Den største dræber mod en lærende organisation
Den værste gift mod at lære af sine fejl og succeser (udover ikke at reflektere over dem selvfølgelig) er, når medarbejderne føler, at deres input ikke bliver taget seriøst, eller at de er utrygge ved at fortælle om fejl.
Måske har du selv prøvet at blive bedt om at evaluere et projekt og komme med input – hvorefter intet bliver gjort ved de problemer, som evalueringen har klarlagt?
Eller måske har du prøvet at være bange for at fortælle om fejl, fordi der mere bliver uddelt skyld end fokuseret på, hvad I som organisation kan lære af dem?
Når det går galt med den løbende læring i organisationer, ser vi oftest, at det skyldes:
- Manglende lederskab og støtte.
- Begrænsede ressourcer til uddannelse og opkvalificering.
- Mangel på formelle og uformelle læringsmuligheder.
- Mangel på systematisk feedback og læring.
- En stiv organisation med begrænset rum til nytænkning og idéudveksling.
- En kultur, der ikke fremmer læring og forbedring.
- Mangel på klare læringsmål og en plan for opnåelse af disse mål.
- Mangel på involvering og engagement fra medarbejderne.
- Manglende teknologiske værktøjer og systemer til at understøtte læring og forbedring.
- Mangel på ledelsesfokus på løbende læring og forbedring som en strategisk fordel.
Det kræver struktureret læring at skabe bedre forudsætninger for, at I kan genskabe og skalere gode præstationer.
Og dermed skaber I en kultur, som:
- Fremmer læring og forbedring.
- Giver ledere, der støtter og opmuntrer til læring på alle niveauer.
- Har en åben og inkluderende kommunikationsstil, der fremmer samarbejde og idéudveksling.
- Sikrer formelle og uformelle læringsmuligheder, såsom kurser, workshops og mentorordninger.
- Har en systematisk tilgang til at samle og anvende feedback og læring til at forbedre ydeevnen.
- Resulterer i en flad organisation, hvor beslutninger tages på tværs af niveauer og afdelinger.
- Giver en kollektiv forståelse for, at fejl er en naturlig del af læringen, og en villighed til at tage risiko og lære af dem.
- Sikrer en fokuseret indsats på at opretholde en opdateret viden basis og færdighedssæt.
- Skaber en fælles vision om kontinuerlig læring og forbedring.
En sådan kultur er ikke kun til gavn for virksomheden og bundlinjen.
Den gavner også arbejdsmiljøet.
Medarbejderne vil blandt andet opleve følgende fordele:
- Mulighed for personlig og faglig udvikling.
- Større engagement og motivation.
- Øget selvtillid og selvværd.
- Opdateret viden og færdigheder, som kan føre til bedre jobmuligheder og karriereudvikling.
- Større tilfredshed og tilhørsforhold til organisationen.
- Bedre evne til at tackle udfordringer og finde løsninger.
- Øget samarbejde og samarbejdsevne.
- Større jobtilfredshed og arbejdsglæde.
- Bedre mulighed for at opnå personlige og faglige mål.
- En organisation, der værdsætter og støtter medarbejdernes læring og udvikling.
Den type fordele er i høj grad med til at øge fastholdelsen af medarbejdere i en virksomhed.
Kniber det med at få sat læringen i system?
Systematikken er der, hvor mange ledere kommer til kort.
Har du brug for hjælp til, hvordan du får sat releksion og evaluering i system, så I undgår at gentage de samme fejl og lærer, hvad I skal gøre mere af?
Så book 30 minutters (gratis og uforpligtende) sparring med Søren Leth Nielsen her.
Ved jeres virtuelle kaffemøde over Teams får du Sørens blik på dine udfordringer, og han fortæller også, hvordan Zephyr Consulting eventuelt kan hjælpe dig videre.
