Procesoptimering… Hvad er det egentlig? Og hvordan bruger du det til at højne din virksomheds effektivitet og resultater?
Det får du overblikket over i dette blogindlæg.
For uanset din virksomheds størrelse eller branche gør optimering af arbejdsprocesser det muligt at reducere omkostninger, øge kvaliteten af produkter og ydelser og øge konkurrenceevnen på markedet.
Alle sammen ting, som bidrager til en sund virksomhed.
Hvordan du helt konkret optimerer processer, kommer vi ind på senere.
Lad os lige få begreberne på plads først.
Hvad er en proces i det hele taget?
En proces handler dybest set om at bevæge sig fra én tilstand til en anden tilstand.
Processer i virksomheder kan både omfatte fysisk produktion af produkter (fra råvarer/materialer til færdigt produkt), fysisk opbevaring eller transport af produkter (lager/pakning og shipping ud til kunden) eller ikke-fysiske processer (for eksempel salg, rekruttering eller onboarding af nye kunder).
Enhver proces i din virksomhed har potentialet til at give bedre eller dårligere bundlinje sammenlignet med konkurrenterne.
Tager det længere tid at producere et produkt i din virksomhed, vil produktet koste mere at lave.
Det betyder enten dårligere bundlinje for dig, fordi dine omkostninger er højere og æder af din fortjeneste – eller risiko for, at kunderne vælger en konkurrerende leverandør, som kan lave et tilsvarende produkt billigere.
Og det er her procesoptimering kommer ind i billedet…
Hvad er procesoptimering?
Procesoptimering har til formål at forbedre effektiviteten og resultaterne af arbejdsprocesser i din virksomhed.
Kort sagt kan du optimere virksomhedens processer ved at:
- Nedbringe tidsforbrug og omkostninger
- Højne kvaliteten af produkter og ydelser
- Eller begge dele
Optimering kan anvendes på tværs af sektorer og brancher og kan omfatte alt fra produktionslinjer over levering af ydelser til administrative procedurer.
En produktionsvirksomhed vil eksempelvis kunne procesoptimere ved at finde områder i deres produktionsproces, hvor der er overflødige trin eller ventetid:
Måske venter medarbejder A på, at medarbejder B bliver færdig med én ting, før vedkommende kan gøre sit arbejde i produktionen. Derved tager processen både længere tid og bliver dyrere, fordi medarbejder A ikke kan arbejde, mens han venter på medarbejder B.
Du kan altså reducere spildtid og minimere omkostninger ved at:
- Identificere overflødige trin og ventetid i produktionen
- Afprøve forskellige optimeringsmuligheder
- Vælge de processer, som giver bedst resultater og mest værdi for virksomheden
Procesoptimering er ikke en fast størrelse.
For maksimal effekt på bundlinje og resultater kræver det, at du tilpasser optimeringen til din virksomhed og branche.
Hvilke værktøjer kan du bruge til procesoptimering?
De mest almindelige (og anerkendte) værktøjer til procesoptimering er:
- LEAN
- Six Sigma
- Kaizen
Hos Zephyr Consulting arbejder vi med udgangspunkt i LEAN-principperne, som du kan læse mere om her.
Procesoptimering kan også hjælpes på vej af teknologi som eksempelvis automatisering af produktionslinjer, lager eller administrative opgaver.
Sådan implementerer du procesoptimering i praksis
Du er med på, at procesoptimering kan gavne både virksomheden og medarbejderne.
Men hvordan går du strategisk og metodisk i gang med at forbedre processerne?
Når vi hjælper virksomheder med procesoptimering, gør vi det typisk ud fra disse seks trin:
- Identifikation af processer: Identificer de processer, der har størst indflydelse på din virksomheds resultater. Det kan omfatte alt fra salg og markedsføring til logistik og kundesupport.
- Analyse af nuværende tilstand: Analysér nøje de valgte processer for at identificere flaskehalse, spild og ineffektivitet. Brug data til at vurdere, hvorfor disse problemer opstår.
- Målfastsættelse: Definer klare mål for, hvordan processerne skal forbedres. Disse mål skal være – og det her er afgørende! – målbare, realistiske og tidsbegrænsede.
- Udvikling af løsninger: Identificer og udvikl løsninger til at løse de identificerede problemer. Dette kan omfatte ændringer i arbejdsprocedurer, teknologiimplementering eller medarbejderuddannelse.
- Implementering: Gennemfør de udviklede løsninger i praksis. Det kan kræve oplæring/opkvalificering af medarbejdere, justering af arbejdsprocesser og overvågning af resultater.
- Kontinuerlig overvågning: Procesoptimering er en vedvarende indsats. Overvåg regelmæssigt resultaterne af de implementerede løsninger og foretag eventuelle nødvendige justeringer.
Vi hjælper dig til større omsætning og konkurrenceevne gennem procesoptimering
Hos Zephyr Consulting tilbyder vi skræddersyede kurser og rådgivning inden for procesoptimering.
Uanset om din virksomhed er en start-up, en mellemstor virksomhed eller en etableret virksomhed, kan vores erfarne konsulenter hjælpe dig med at identificere ineffektive processer, udvikle løsninger og implementere dem med succes.
Lad os hjælpe dig med at øge din virksomheds smidighed og effektivitet gennem målrettet procesoptimering.
