Hvis du fejler at planlægge, så planlægger du at fejle.
Så kort kan det egentlig siges. Og mange virksomheder er rigtige gode til at fejle i at planlægge. De har en “happy-go-lucky”-attitude og forventer ikke, at der rent faktisk kan ske noget uforudset, der kan vælte virksomhedens økonomi. De opfører sig i hvert fald som om, der ikke kan ske noget dårligt for dem.
Og når det så sker alligevel – og det gør det altid – så tænker de: “Hvis vi bare havde …”
Men i stedet burde de 3 måneder tidligere have tænkt: “Hvad nu hvis?”
Det er det, man kan kalde scenarieplanlægning i sin grundform. Og skal det være lidt mere konkret, så får du lige en hurtig guide her:
Her er de 3 trin i succesfuld scenarieplanlægning:
- Definer scenariet: Hvad vil du gerne udfordres på?
- Sæt en tidshorisont: Hvornår følger vi op på udviklingen?
- Vælg 3 trusler: Hvad er de 3 værste ting, der kan gå galt?
Det betyder ikke, du skal se spøgelser alle steder og have en plan for alt, hvad der kan gå galt for din virksomhed. Men det er måske meget godt at stille dig selv de her to spørgsmål. Bare som en start:
- Hvad nu hvis vores største kunde gik konkurs?
- Hvad nu hvis vores bedste medarbejder sagde op?
Og hvis det så har enorme konsekvenser for din virksomhed – og har du ikke har en plan for, hvordan du håndterer de konsekvenser – ja, så har du et stort problem.
Men det er heldigvis et problem, du kan løse med scenarieplanlægning. Først skal du definere dit scenarie.
Og det gør du sådan her:
1. Definer scenariet
Hvis noget kan gå galt, så går det også galt.
Det er en populær omskrivning af Murphys lov, men der er noget om det. I hvert fald kan det være sundt og fornuftigt at tænke i de baner af og til som virksomhedsejer, så du står mere robust, når forandringens vinde blæser. Som de jo altid gør.
Så for at afdække mulige faldgruber, er det smart at starte med at vælge én del af din virksomhed, som du gerne vil udfordres på.
Det kan for eksempel være:
- Din forsyningskæde
- Din kundeportefølje
- Dine medarbejdere
- Den teknologiske udvikling
- Dine interne processer
Og her er det en god idé at vælge det område, hvor du tror, der er de største hængepartier i din virksomhed. Det kan være et område, der er essentielt for virksomhedens funktion, eller et område, I måske ikke har set på i årevis.
Når du så har valgt et scenarie, så er det tid til at få, ja, en tidshorisont på. Og det er der flere gunde til.
2. Sæt en tidshorisont
Scenarieplanlægning er ikke noget, du bare lige skal gøre en enkelt gang, og så er det klaret.
Nej, kræver en kontinuerlig indsats, fordi verden og din virksomhed hele tiden forandrer sig. Så de scenarier I forberedte jer på for 3 år siden, kan være fuldstændig irrelevante i dag. Og det er blandt andet derfor, det er godt at have en tidshorisont.
Men det er ikke den eneste årsag til, du skal have et relativt kort tidsperspektiv på dine scenarier. Som for eksempel hver 3. måned.
Så her får du lige 3 gode grunde mere:
- På den måde lærer du og dine medarbejdere at tænke i scenarier
- I kan hele tiden justere alt efter, hvad der sker i verden
- Det bliver en del af virksomhedens kultur
Som med alt andet i din virksomhed, så eksisterer det ikke, hvis det ikke er i din kalender. Så gør scenarieplanlægning til en aktiv del af de kvartalsvise strategimøder, som I sikkert allerede har.
Godt. Nu har du valgt et vigtigt scenarie for din virksomhed, og du har valgt, hvor ofte, du vil se nærmere på netop dét område.
Så nu kommer det allervigtigste: truslerne (og hvad du skal gøre, når/hvis det sker).
3. Vælg 3 trusler
Nu er vi kommet til den sjove del – truslerne.
Eller det er jo faktisk ikke så sjovt at tænke på, at der kan gå noget galt for ens virksomhed. Og det er netop derfor, så mange virksomheder ignorerer det. Men det er faktisk ret dårlig ledelse ikke at tage højde for potentielle risici i din virksomhed.
Og så står der egentlig også i selskabsloven, at du som virksomhed skal have styr på netop risici. Så det er altså også lovpligtigt.
Nå, lad os prøve at tage udgangspunkt i ét af eksemplerne ovenfor som det scenarie, vi skal finde potentielle trusler til. Det kan for eksempel være din forsyningskæde.
Derefter finder du så på 3 trusler. En af dem kunne være:
Hvad nu hvis vores vigtigste leverandør gik konkurs i morgen? Hvilke konsekvenser ville det så have for os? Og hvor sandsynligt (tror vi) det er?
Ud fra de spørgsmål kan du få 4 grundlæggende svar:
- Meget sandsynligt med store konsekvenser: Her skal du i den grad have en plan for, hvad du skal gøre, hvis det sker. Faktisk skal det være én af dine topprioriteter som leder. For det kan koste din virksomhed livet, hvis det sker, uden du er forberedt.
- Meget sandsynligt med små konsekvenser: Her er det en god idé lige at tale igennem, hvad I kunne gøre, hvis det skete. Men det er ikke noget, I skal lægge alt for mange kræfter i.
- Usandsynligt med store konsekvenser: Her er det en god idé at have en fornemmelse af, hvad I kunne gøre, hvis det her skete. Og så selvfølgelig holde jer opdateret på, om det bliver mere sandsynligt, så I kan handle bedre på det.
- Usandsynligt med små konsekvenser: Her er det nok meget godt at tage chancen og ikke gøre dig de store forberedelser. Men det havde du jo ikke vidst, hvis du ikke havde scenarieplanlagt.
Og så gentager du processen med 2 andre trusler. Og så følger du ellers bare op løbende. Kvartal efter kvartal.
På den måde kommer det aldrig bag på dig, når det sker noget med store konsekvenser for din virksomhed.
For du har allerede set det komme.
